Wat doe je als de kassa werkt maar het keukenscherm leeg blijft?

Bepaal waar de laatste bevestigde bestelling staat

Laat een medewerker nagaan welke order de keuken als laatste heeft geaccepteerd en welke transacties de kassa daarna als voltooid toont. Noteer nummer en tijd zonder betaalkaartgegevens over te nemen. Een geslaagde betaling bewijst niet dat het gerecht al in bereiding is. Een zichtbare keukenbon bewijst omgekeerd niet dat een betaalpoging definitief is gelukt. Spreek vooraf af wie het overzicht houdt en wie klanten informeert. Zo voorkom je dat drie medewerkers tegelijk op verschillende schermen opnieuw proberen dezelfde bestelling te versturen.

Stop of begrens de instroom via het juiste kanaal

Kun je een haperende zuil tijdelijk buiten gebruik zetten terwijl bestellen aan de bemande balie mogelijk blijft? Controleer of externe bestelkanalen dezelfde keukenverbinding gebruiken. Als je een maaltijd met specifieke allergeneninformatie of een bijzondere aanpassing niet betrouwbaar kunt doorgeven, accepteer de bestelling dan pas wanneer dit veilig kan. Op een handmatige bon horen ordernummer, concrete producten, relevante aanpassingen en de status van de bereiding. Gebruik één herkenbare bron en geef de bon bij elk volgend werkstation zichtbaar een nieuwe status.

Oefen de terugkeer van de vertraagde bonnen

Neem als voorbeeld drie betaalde orders met de nummers 81, 82 en 83. De keuken bereidt 81 en 82 op papier, terwijl 83 nog wacht. Na herstel verschijnen alle drie op het scherm. Werk de eerste twee als reeds verwerkt bij volgens de afgesproken systeemroute en draag alleen 83 over voor nieuwe bereiding. Controleer met de uitgifte wat werkelijk werd meegegeven. Een opdracht uit de wachtrij verwijderen zonder vergelijking kan juist een betaalde maaltijd laten verdwijnen. Laat een proef daarom ook de herstelfase doorlopen. Bewaar de oefenbonnen ook even na het herstel. De ploeg kan dan aan de hand van tijdstippen terugvinden wat vertraagd binnenkwam en wat daadwerkelijk opnieuw werd besteld.

Spreek de verantwoordelijkheden met de formulehouder af

Vraag of de vestiging kan zien wanneer gegevens voor het laatst zijn gesynchroniseerd, wie een storing van de koppeling aanneemt en wie het hervatten van normale verkoop autoriseert. Het NCSC adviseert in een bedrijfscontinuïteitsplan de kritieke processen en instructies tijdens en na een verstoring te beschrijven. Gebruik daarvoor de bestelketen van jouw vestiging en niet alleen een algemeen noodnummer. Evalueer na een oefening hoeveel orders tegelijk handmatig te overzien zijn. Die grens bepaalt hoe ruim je tijdelijk kunt blijven verkopen zonder overzicht te verliezen.

Vragen voor het vervolg

• Welke order zag de keuken als laatste?
• Wie pauzeert een kanaal dat nog betalingen accepteert?
• Hoe herken je een al bereide order na synchronisatie?

Bronnen

• Hoe maak je een bedrijfscontinuïteitsplan? · Nationaal Cyber Security Centrum